Datenschutz

ZEFIR-Datenschutzerklärung

(In Ergänzung zur „Datenschutzerklärung der Ruhr-Universität Bochum“ https://www.ruhr-uni-bochum.de/de/datenschutz)

Spezielle Regelungen im Arbeitszusammenhang ZEFIR

I. Newsletter („ZEFIR-Informationen“)

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Es besteht die Möglichkeit, per Mail an das Institut einen kostenfreien Newsletter zu abonnieren. Der Newsletter-Versand erfolgt aufgrund dieser Mail. Die E-Mail-Adresse wird gespeichert. Die Erhebung sonstiger personenbezogener Daten im Rahmen des Anmeldevorgangs dient dazu, einen Missbrauch der Dienste oder der verwendeten E-Mail-Adresse zu verhindern.
Als weitere Informationen werden gespeichert: Name, Institution, Funktion, Anschrift, Rufnummern.
Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Anmeldevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.
Es erfolgt im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung für den Versand von Newslettern keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für den Versand des Newsletters verwendet.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Der Newsletter-Versand erfolgt aufgrund der Anmeldung des Nutzers per Mail.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten nach Anmeldung zum Newsletters durch den Nutzer ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung
Die Erhebung der E-Mail-Adresse des Nutzers dient dazu, den Newsletter zuzustellen.

4. Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Die E-Mail-Adresse des Nutzers wird demnach solange gespeichert, wie das Abonnement des Newsletters aktiv ist.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Das Abonnement des Newsletters kann durch den betroffenen Nutzer jederzeit gekündigt werden. Zu diesem Zweck findet sich in jedem Newsletter ein entsprechender Link.
Hierdurch wird ebenfalls ein Widerruf der Einwilligung der Speicherung der während des Anmeldevorgangs erhobenen personenbezogenen Daten ermöglicht.

II. Besondere Mailverteiler (Ehemalige / Faktor Familie)

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Das ZEFIR unterhält einen Mailverteiler, dem sowohl ehemalige Mitarbeiter*innen als auch andere, dem ZEFIR räumlich bzw. inhaltlich verbundene Personen angehören (Mitarbeiter*innen der Faktor Familie GmbH) angehören. Über diesen Verteiler werden Informationen zur laufenden Arbeit des ZEFIR versendet (Forschung, soziale Aktivitäten) bzw. an das ZEFIR gesandte Stellenangebote versandt. Sie Mitarbeiter*innen der Faktor Familie GmbH werden auch über Termine zur gemeinsamen Hausverwaltung informiert. Die Aufnahme in en Verteiler erfolgt per Mailantrag.
Die E-Mail-Adresse wird gespeichert. Die Erhebung sonstiger personenbezogener Daten im Rahmen des Anmeldevorgangs dient dazu, einen Missbrauch der Dienste oder der verwendeten E-Mail-Adresse zu verhindern.
Als weitere Informationen werden gespeichert: Name, Institution, Funktion, Anschrift, Rufnummern.
Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Anmeldevorgangs die Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.
Es erfolgt im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung dieses Verteilers keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die o. g. Zwecke verwendet.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Aufnahme in diesen Verteiler erfolgt aufgrund der Anmeldung des Nutzers per Mail.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten nach Anmeldung zum Verteiler durch den Nutzer ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung
Die Erhebung der E-Mail-Adresse des Nutzers dient dazu, die o. g. Informationen per Mail zuzustellen.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Die Mitgliedschaft in diesem Verteiler kann durch den betroffenen Nutzer jederzeit gekündigt werden. Zu diesem Zweck findet sich in jeder Mail ein entsprechender Hinweis.
Hierdurch wird ebenfalls ein Widerruf der Einwilligung der Speicherung der während des Anmeldevorgangs erhobenen personenbezogenen Daten ermöglicht.

III. Der Scientific Use File (SUF)

1.    Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Das ZEFIR stellt der akademischen Forschung einen Scientific Use File (SUF) für Forschungsarbeiten zur Verfügung. Es handelt sich dabei um einen Auszug aus der Datenbank des Wegweiser Kommune, welchen das ZEFIR im Auftrag der Bertelsmann Stiftung in den Politikfeldern „Demographie“, „Soziale Lage“, „Integration“, „Bildung“, „Pflege“, „Wirtschaft und Arbeit“ und „Nachhaltigkeit“ regelmäßig erstellt und aktualisiert. Die Datenbank des Wegweisers ist über die Homepage der Bertelsmann Stiftung öffentlich zugänglich.
Interessierte können über die Webseite des Institutes auf ein Registrierungsformular zugreifen, mit dessen Versand sie auch die Nutzungsbedingungen anerkennen (PDF-Download von der Website). Nach Prüfung des Antrages werden die Daten über einen Downloadlink dann per Mail zugestellt,
Pflichtfelder im Registrierungsformular sind:
•    Vorname
•    Nachname
•    E-Mail-Adresse :
•    Land
•    Fachgebiet
•    Verwendungszweck
•    Verwendungskontext (z.B. Name des Projektes
Die Erhebung dieser personenbezogenen Daten im Rahmen des Antragsformulars dient dazu, den Antrag bewerten zu können bzw. die Einhaltung der Nutzungsbedingungen sicherzustellen. Damit soll auch ein Missbrauch der Dienste oder der verwendeten E-Mail-Adresse verhindert werden. Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Anmeldevorgangs die Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.
Es erfolgt im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung dieses Verteilers keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die o. g. Zwecke verwendet.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Erfassung der Daten erfolgt aufgrund der Anmeldung des Nutzers über das Antragsformular.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten nach Antrag des Nutzers ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung
Die Erhebung der o. g. Daten des Nutzers dient dazu, das SUF zu versenden und d die Einhaltung der Nutzungsbedingungen sicherzustellen. Darüber hinaus stimmt der Nutzer der Speicherung der von ihm eingegebenen Daten zu Evaluationszwecken durch das Zentrum für interdisziplinäre Regionalforschung (ZEFIR) und die Bertelsmann Stiftung zu. Zu diesem Zweck kann der Nutzer (max. ein Mal) im Nutzungszeitraum per Mail kontaktiert werden. Die Angaben werden nicht kommerziell genutzt.

4. Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes nicht mehr erforderlich sind. Die Nutzerdaten werden solange gespeichert, bis der Nutzer nichts Gegenteiliges verlangt. Dies ist notwendig, um einer Nutzung, die vereinbarungsgemäß ein Jahr zugestanden wird, über einen längeren Zeitraum nachgehen zu können bzw. dem Wunsch, einen längeren Nutzungszeitraum auf Antrag einzuräumen.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Der Nutzer kann jederzeit erklären, das SUF nicht mehr nutzen zu wollen,
Hierdurch wird ebenfalls ein Widerruf der Einwilligung der Speicherung der während des Anmeldevorgangs erhobenen personenbezogenen Daten ermöglicht.

Name und Anschrift des Verantwortlichen
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist das:
Zentrum für interdisziplinäre Regionalforschung
Ruhr-Universität Bochum / Fakultät für Sozialwissenschaft
Universitätsstraße 150
44780 Bochum
Telefon: 0234/32-24675
Fax: 02334/32-14253
Mail: zefir@rub.de
WEB: www.rub.de/zefir